Wie du mit Automatisierungen €100k+ pro Jahr einsparst

"Automatisierung ist teuer" – das Argument höre ich oft. Die Realität: Automatisierung, die sich nicht rechnet, ist falsche Automatisierung. Richtig gemacht, zahlt sich jede Investition innerhalb von Monaten zurück.

Dieser Guide zeigt dir, wie du den ROI berechnest, bevor du investierst – und wie Unternehmen €100k+ jährlich einsparen.

Die ROI-Formel

Einfache Berechnung

ROI = (Jährliche Einsparung - Jährliche Kosten) / Gesamtinvestition × 100

Beispiel:

• Jährliche Einsparung: €50.000
• Jährliche Kosten: €6.000
• Einmalige Investition: €20.000

ROI Jahr 1: (€50.000 - €6.000 - €20.000) / €20.000 × 100 = 120% ROI Jahr 2+: (€50.000 - €6.000) / €6.000 × 100 = 733%

Vollständige ROI-Rechnung

Der Automatisierungs-ROI-Rechner

Schritt 1: Zeitaufwand quantifizieren

Berechnung:

Jährlicher Zeitaufwand = Häufigkeit × Dauer × 52 Wochen
Jährliche Personalkosten = Zeitaufwand × Stundensatz

Beispiel E-Mail-Sortierung:

• 50 E-Mails/Tag × 2 Min = 100 Min/Tag
• 100 Min × 220 Arbeitstage = 22.000 Min/Jahr = 367 Stunden
• 367 Stunden × €50/h = €18.350/Jahr

Schritt 2: Automatisierungspotenzial schätzen

Nicht alles lässt sich automatisieren. Realistische Annahmen:

Beispiel:

• E-Mail-Sortierung: 80% automatisierbar
• €18.350 × 80% = €14.680 Einsparpotenzial

Schritt 3: Kosten kalkulieren

Entwicklungskosten (einmalig):

Laufende Kosten:

Schritt 4: ROI berechnen

Formel:

Amortisationszeit = Einmalige Kosten / (Monatliche Einsparung - Monatliche Kosten)

Beispiel E-Mail-Automatisierung:

• Einmalige Kosten: €8.000
• Monatliche Einsparung: €1.223 (€14.680/12)
• Monatliche Kosten: €150

Amortisationszeit: €8.000 / (€1.223 - €150) = 7,5 Monate

5 Praxisbeispiele mit Zahlen

Beispiel 1: Rechnungsverarbeitung

Ausgangssituation:

• 200 Eingangsrechnungen/Monat
• 15 Min pro Rechnung (Erfassung, Prüfung, Buchung)
• Sachbearbeiter: €45/h

Vor Automatisierung:

• 200 × 15 Min = 50 Stunden/Monat
• 50 × €45 = €2.250/Monat = €27.000/Jahr

Nach Automatisierung (80% automatisiert):

• OCR + automatische Erfassung
• Nur noch Prüfung: 3 Min/Rechnung
• 200 × 3 Min = 10 Stunden/Monat
• 10 × €45 = €450/Monat

Einsparung: €2.250 - €450 = €1.800/Monat = €21.600/Jahr

Investition:

• Entwicklung: €12.000
• Laufend: €300/Monat (OCR API + Tools)

ROI: (€21.600 - €3.600) / €12.000 = 150% im ersten Jahr

Beispiel 2: Lead-Qualifizierung

Ausgangssituation:

• 500 Leads/Monat
• 10 Min pro Lead (Recherche, CRM-Eintrag)
• Sales Rep: €60/h

Vor Automatisierung:

• 500 × 10 Min = 83 Stunden/Monat
• 83 × €60 = €5.000/Monat = €60.000/Jahr

Nach Automatisierung (70% automatisiert):

• Automatische Anreicherung (Clearbit, LinkedIn)
• Scoring-Modell
• 3 Min/Lead für High-Quality-Check
• 500 × 0,3 × 10 Min + 500 × 0,7 × 0 Min = 25 Stunden
• 25 × €60 = €1.500/Monat

Einsparung: €3.500/Monat = €42.000/Jahr

Investition:

• Entwicklung: €18.000
• Laufend: €500/Monat (APIs + Tools)

ROI: (€42.000 - €6.000) / €18.000 = 200% im ersten Jahr

Beispiel 3: Onboarding-E-Mails

Ausgangssituation:

• 100 neue Kunden/Monat
• 5 E-Mails pro Kunde über 30 Tage
• 8 Min pro E-Mail (schreiben, personalisieren, senden)
• Marketing Manager: €55/h

Vor Automatisierung:

• 100 × 5 × 8 Min = 67 Stunden/Monat
• 67 × €55 = €3.685/Monat = €44.220/Jahr

Nach Automatisierung (95% automatisiert):

• Trigger-basierte E-Mail-Sequenz
• Personalisierung via Template
• Nur Setup + Monitoring: 5 Stunden/Monat
• 5 × €55 = €275/Monat

Einsparung: €3.410/Monat = €40.920/Jahr

Investition:

• Entwicklung: €5.000
• Laufend: €100/Monat

ROI: (€40.920 - €1.200) / €5.000 = 794% im ersten Jahr

Beispiel 4: Report-Erstellung

Ausgangssituation:

• Wöchentlicher Management-Report
• Daten aus 6 Quellen zusammentragen
• 4 Stunden pro Report
• Controller: €70/h

Vor Automatisierung:

• 52 × 4 = 208 Stunden/Jahr
• 208 × €70 = €14.560/Jahr

Nach Automatisierung (90% automatisiert):

• Automatischer Datenabruf
• Generierte Slides/Dashboard
• Nur Review: 30 Min/Woche
• 52 × 0,5 × €70 = €1.820/Jahr

Einsparung: €12.740/Jahr

Investition:

• Entwicklung: €10.000
• Laufend: €200/Monat

ROI: (€12.740 - €2.400) / €10.000 = 103% im ersten Jahr

Beispiel 5: Multi-Prozess-Automatisierung (€100k+)

Kombiniertes Szenario:

Gesamtinvestition:

• Entwicklung: €45.000
• Laufend: €13.200/Jahr

Gesamt-ROI: (€117.260 - €13.200) / €45.000 = 231% im ersten Jahr Ab Jahr 2: (€117.260 - €13.200) / €13.200 = 789%

Versteckte Einsparungen (oft vergessen)

1. Fehlerkosten

• Manuelle Eingabe: 2-5% Fehlerquote
• Automatisiert: 0,1-0,5% Fehlerquote
• Kosten pro Fehler: €50-500

Beispiel: 1.000 Datensätze/Monat

• Manuell: 30 Fehler × €100 = €3.000/Monat
• Automatisiert: 3 Fehler × €100 = €300/Monat
• Zusätzliche Einsparung: €32.400/Jahr

2. Opportunitätskosten

Was könnte dein Team stattdessen tun?

• Sales-Zeit für Kunden statt Datenpflege
• Marketing-Zeit für Strategie statt Reporting
• Support-Zeit für komplexe Fälle statt FAQs

3. Skalierbarkeit

• Manuell: 2× Volumen = 2× Personal
• Automatisiert: 2× Volumen = kaum Mehrkosten

4. Mitarbeiterzufriedenheit

• Weniger repetitive Arbeit
• Höhere Job-Zufriedenheit
• Geringere Fluktuation (Recruiting-Kosten!)

Typische Fehler bei der ROI-Berechnung

Fehler 1: Zu optimistische Automatisierungsgrade

Annahme: 100% automatisierbar Realität: Meist 60-80%

Lösung: Konservativ kalkulieren, dann positiv überraschen

Fehler 2: Wartung vergessen

Annahme: Einmal gebaut, läuft ewig Realität: 10-20% der Entwicklungskosten jährlich für Wartung

Fehler 3: Change Management ignorieren

Annahme: Mitarbeiter nutzen das Tool sofort Realität: 3-6 Monate bis zur vollen Adoption

Fehler 4: Nur direkte Einsparungen zählen

Vergessen: Fehlerkosten, Opportunitätskosten, Skalierbarkeit

Priorisierungs-Framework

Die Automatisierungs-Matrix

Quick Wins identifizieren

Kriterien für Quick Wins:

1. Hohe Frequenz (täglich/wöchentlich)
2. Regelbasiert (klare Logik)
3. Wenige Systembrüche
4. Hoher manueller Aufwand

Typische Quick Wins:

• E-Mail-Benachrichtigungen
• Datensynchronisation zwischen 2 Systemen
• Automatische Report-Versendung
• Lead-Notifications

Nächste Schritte

Für den Anfang:

1. Einen Prozess identifizieren
2. Zeit messen (1 Woche)
3. ROI berechnen mit diesem Guide
4. Entscheidung treffen

Für Fortgeschrittene:

1. Prozess-Mapping aller repetitiven Tätigkeiten
2. Priorisierung nach ROI
3. Roadmap über 12 Monate
4. Kontinuierliche Optimierung

Hilfe benötigt? Unser Automatisierungs-Potenzial-Check identifiziert die besten Kandidaten in deinem Unternehmen.

Fazit

€100k+ Einsparung pro Jahr ist kein Marketing-Versprechen – es ist Mathematik. Mit dem richtigen Framework und konservativer Kalkulation findest du die Prozesse, die sich wirklich lohnen.

Der erste Schritt: Einen Prozess auswählen und durchrechnen. Der ROI spricht für sich.

Du möchtest wissen, welche Prozesse sich in deinem Unternehmen lohnen? Unser AI Adoption Audit analysiert deine Situation und identifiziert das konkrete Einsparpotenzial – mit Zahlen, nicht mit Vermutungen.