![Wie du mit Automatisierungen €100k+ pro Jahr einsparst [Mit Rechner] - KI & Automatisierung | Blog](/_next/image?url=%2Fimages%2Fblog%2Fdefault-cover.webp&w=1200&q=80)
"Automatisierung ist teuer" – das Argument höre ich oft. Die Realität: Automatisierung, die sich nicht rechnet, ist falsche Automatisierung. Richtig gemacht, zahlt sich jede Investition innerhalb von Monaten zurück.
Dieser Guide zeigt dir, wie du den ROI berechnest, bevor du investierst – und wie Unternehmen €100k+ jährlich einsparen.
Die ROI-Formel
Einfache Berechnung
ROI = (Jährliche Einsparung - Jährliche Kosten) / Gesamtinvestition × 100
Beispiel:
- Jährliche Einsparung: €50.000
- Jährliche Kosten: €6.000
- Einmalige Investition: €20.000
ROI Jahr 1: (€50.000 - €6.000 - €20.000) / €20.000 × 100 = 120% ROI Jahr 2+: (€50.000 - €6.000) / €6.000 × 100 = 733%
Vollständige ROI-Rechnung
| Komponente | Beschreibung | Typische Werte |
|---|---|---|
| Einsparungen | ||
| Zeitersparnis | Stunden × Stundensatz | €30-100/h |
| Fehlerreduktion | Weniger Korrekturen, Beschwerden | 2-5% vom Prozessvolumen |
| Schnelligkeit | Kürzere Durchlaufzeiten | Schwer zu quantifizieren |
| Kosten | ||
| Einmalig: Entwicklung | Externe/interne Entwicklung | €5.000-50.000 |
| Einmalig: Integration | Anbindung an Systeme | €2.000-15.000 |
| Laufend: Tools | SaaS-Lizenzen | €100-500/Monat |
| Laufend: Wartung | Updates, Anpassungen | €500-2.000/Monat |
Der Automatisierungs-ROI-Rechner
Schritt 1: Zeitaufwand quantifizieren
| Frage | Deine Eingabe |
|---|---|
| Wie oft wird der Prozess durchgeführt? | _____ mal/Woche |
| Wie lange dauert eine Durchführung? | _____ Minuten |
| Wer führt ihn aus? | _____ (Rolle/Stundensatz) |
Berechnung:
Jährlicher Zeitaufwand = Häufigkeit × Dauer × 52 Wochen
Jährliche Personalkosten = Zeitaufwand × Stundensatz
Beispiel E-Mail-Sortierung:
- 50 E-Mails/Tag × 2 Min = 100 Min/Tag
- 100 Min × 220 Arbeitstage = 22.000 Min/Jahr = 367 Stunden
- 367 Stunden × €50/h = €18.350/Jahr
Schritt 2: Automatisierungspotenzial schätzen
Nicht alles lässt sich automatisieren. Realistische Annahmen:
| Automatisierungsgrad | Beschreibung | Typische Prozesse |
|---|---|---|
| 90-100% | Vollautomatisch | Datentransfer, Backups, Benachrichtigungen |
| 70-90% | Weitgehend automatisch | E-Mail-Sortierung, Reports, Rechnungsprüfung |
| 40-70% | Teilautomatisiert | Angebotserstellung, Dokumentenverarbeitung |
| 10-40% | Unterstützt | Komplexe Entscheidungen, Kreatives |
Beispiel:
- E-Mail-Sortierung: 80% automatisierbar
- €18.350 × 80% = €14.680 Einsparpotenzial
Schritt 3: Kosten kalkulieren
Entwicklungskosten (einmalig):
| Komplexität | Beschreibung | Kosten |
|---|---|---|
| Einfach | 1-2 Systeme, lineare Logik | €2.000-5.000 |
| Mittel | 3-5 Systeme, Verzweigungen | €5.000-15.000 |
| Komplex | 5+ Systeme, Custom Code | €15.000-50.000 |
Laufende Kosten:
| Komponente | Monatlich | Jährlich |
|---|---|---|
| Tool-Lizenzen (n8n/Make) | €20-100 | €240-1.200 |
| API-Kosten (bei KI) | €50-500 | €600-6.000 |
| Wartung/Anpassungen | €200-500 | €2.400-6.000 |
Schritt 4: ROI berechnen
Formel:
Amortisationszeit = Einmalige Kosten / (Monatliche Einsparung - Monatliche Kosten)
Beispiel E-Mail-Automatisierung:
- Einmalige Kosten: €8.000
- Monatliche Einsparung: €1.223 (€14.680/12)
- Monatliche Kosten: €150
Amortisationszeit: €8.000 / (€1.223 - €150) = 7,5 Monate
5 Praxisbeispiele mit Zahlen
Beispiel 1: Rechnungsverarbeitung
Ausgangssituation:
- 200 Eingangsrechnungen/Monat
- 15 Min pro Rechnung (Erfassung, Prüfung, Buchung)
- Sachbearbeiter: €45/h
Vor Automatisierung:
- 200 × 15 Min = 50 Stunden/Monat
- 50 × €45 = €2.250/Monat = €27.000/Jahr
Nach Automatisierung (80% automatisiert):
- OCR + automatische Erfassung
- Nur noch Prüfung: 3 Min/Rechnung
- 200 × 3 Min = 10 Stunden/Monat
- 10 × €45 = €450/Monat
Einsparung: €2.250 - €450 = €1.800/Monat = €21.600/Jahr
Investition:
- Entwicklung: €12.000
- Laufend: €300/Monat (OCR API + Tools)
ROI: (€21.600 - €3.600) / €12.000 = 150% im ersten Jahr
Beispiel 2: Lead-Qualifizierung
Ausgangssituation:
- 500 Leads/Monat
- 10 Min pro Lead (Recherche, CRM-Eintrag)
- Sales Rep: €60/h
Vor Automatisierung:
- 500 × 10 Min = 83 Stunden/Monat
- 83 × €60 = €5.000/Monat = €60.000/Jahr
Nach Automatisierung (70% automatisiert):
- Automatische Anreicherung (Clearbit, LinkedIn)
- Scoring-Modell
- 3 Min/Lead für High-Quality-Check
- 500 × 0,3 × 10 Min + 500 × 0,7 × 0 Min = 25 Stunden
- 25 × €60 = €1.500/Monat
Einsparung: €3.500/Monat = €42.000/Jahr
Investition:
- Entwicklung: €18.000
- Laufend: €500/Monat (APIs + Tools)
ROI: (€42.000 - €6.000) / €18.000 = 200% im ersten Jahr
Beispiel 3: Onboarding-E-Mails
Ausgangssituation:
- 100 neue Kunden/Monat
- 5 E-Mails pro Kunde über 30 Tage
- 8 Min pro E-Mail (schreiben, personalisieren, senden)
- Marketing Manager: €55/h
Vor Automatisierung:
- 100 × 5 × 8 Min = 67 Stunden/Monat
- 67 × €55 = €3.685/Monat = €44.220/Jahr
Nach Automatisierung (95% automatisiert):
- Trigger-basierte E-Mail-Sequenz
- Personalisierung via Template
- Nur Setup + Monitoring: 5 Stunden/Monat
- 5 × €55 = €275/Monat
Einsparung: €3.410/Monat = €40.920/Jahr
Investition:
- Entwicklung: €5.000
- Laufend: €100/Monat
ROI: (€40.920 - €1.200) / €5.000 = 794% im ersten Jahr
Beispiel 4: Report-Erstellung
Ausgangssituation:
- Wöchentlicher Management-Report
- Daten aus 6 Quellen zusammentragen
- 4 Stunden pro Report
- Controller: €70/h
Vor Automatisierung:
- 52 × 4 = 208 Stunden/Jahr
- 208 × €70 = €14.560/Jahr
Nach Automatisierung (90% automatisiert):
- Automatischer Datenabruf
- Generierte Slides/Dashboard
- Nur Review: 30 Min/Woche
- 52 × 0,5 × €70 = €1.820/Jahr
Einsparung: €12.740/Jahr
Investition:
- Entwicklung: €10.000
- Laufend: €200/Monat
ROI: (€12.740 - €2.400) / €10.000 = 103% im ersten Jahr
Beispiel 5: Multi-Prozess-Automatisierung (€100k+)
Kombiniertes Szenario:
| Prozess | Jährliche Einsparung |
|---|---|
| Rechnungsverarbeitung | €21.600 |
| Lead-Qualifizierung | €42.000 |
| Onboarding-E-Mails | €40.920 |
| Reporting | €12.740 |
| Gesamt | €117.260/Jahr |
Gesamtinvestition:
- Entwicklung: €45.000
- Laufend: €13.200/Jahr
Gesamt-ROI: (€117.260 - €13.200) / €45.000 = 231% im ersten Jahr Ab Jahr 2: (€117.260 - €13.200) / €13.200 = 789%
Versteckte Einsparungen (oft vergessen)
1. Fehlerkosten
- Manuelle Eingabe: 2-5% Fehlerquote
- Automatisiert: 0,1-0,5% Fehlerquote
- Kosten pro Fehler: €50-500
Beispiel: 1.000 Datensätze/Monat
- Manuell: 30 Fehler × €100 = €3.000/Monat
- Automatisiert: 3 Fehler × €100 = €300/Monat
- Zusätzliche Einsparung: €32.400/Jahr
2. Opportunitätskosten
Was könnte dein Team stattdessen tun?
- Sales-Zeit für Kunden statt Datenpflege
- Marketing-Zeit für Strategie statt Reporting
- Support-Zeit für komplexe Fälle statt FAQs
3. Skalierbarkeit
- Manuell: 2× Volumen = 2× Personal
- Automatisiert: 2× Volumen = kaum Mehrkosten
4. Mitarbeiterzufriedenheit
- Weniger repetitive Arbeit
- Höhere Job-Zufriedenheit
- Geringere Fluktuation (Recruiting-Kosten!)
Typische Fehler bei der ROI-Berechnung
Fehler 1: Zu optimistische Automatisierungsgrade
Annahme: 100% automatisierbar Realität: Meist 60-80%
Lösung: Konservativ kalkulieren, dann positiv überraschen
Fehler 2: Wartung vergessen
Annahme: Einmal gebaut, läuft ewig Realität: 10-20% der Entwicklungskosten jährlich für Wartung
Fehler 3: Change Management ignorieren
Annahme: Mitarbeiter nutzen das Tool sofort Realität: 3-6 Monate bis zur vollen Adoption
Fehler 4: Nur direkte Einsparungen zählen
Vergessen: Fehlerkosten, Opportunitätskosten, Skalierbarkeit
Priorisierungs-Framework
Die Automatisierungs-Matrix
| Niedriger Aufwand | Hoher Aufwand | |
|---|---|---|
| Hohe Einsparung | ✅ Sofort umsetzen | 📋 Planen |
| Niedrige Einsparung | 🤔 Nice-to-have | ❌ Nicht priorisieren |
Quick Wins identifizieren
Kriterien für Quick Wins:
- Hohe Frequenz (täglich/wöchentlich)
- Regelbasiert (klare Logik)
- Wenige Systembrüche
- Hoher manueller Aufwand
Typische Quick Wins:
- E-Mail-Benachrichtigungen
- Datensynchronisation zwischen 2 Systemen
- Automatische Report-Versendung
- Lead-Notifications
Nächste Schritte
Für den Anfang:
- Einen Prozess identifizieren
- Zeit messen (1 Woche)
- ROI berechnen mit diesem Guide
- Entscheidung treffen
Für Fortgeschrittene:
- Prozess-Mapping aller repetitiven Tätigkeiten
- Priorisierung nach ROI
- Roadmap über 12 Monate
- Kontinuierliche Optimierung
Hilfe benötigt? Unser Automatisierungs-Potenzial-Check identifiziert die besten Kandidaten in deinem Unternehmen.
Fazit
€100k+ Einsparung pro Jahr ist kein Marketing-Versprechen – es ist Mathematik. Mit dem richtigen Framework und konservativer Kalkulation findest du die Prozesse, die sich wirklich lohnen.
Der erste Schritt: Einen Prozess auswählen und durchrechnen. Der ROI spricht für sich.
Du möchtest wissen, welche Prozesse sich in deinem Unternehmen lohnen? Unser AI Adoption Audit analysiert deine Situation und identifiziert das konkrete Einsparpotenzial – mit Zahlen, nicht mit Vermutungen.
