Cold Email & Outreach direkt in Odoo CRM

Vertrieb ist das Rückgrat jedes B2B-Unternehmens. Ohne aktive Kundenakquise kein Wachstum. Doch die meisten CRM-Systeme - Odoo eingeschlossen - wurden nicht für proaktiven Outbound-Vertrieb gebaut.

Das ist ein Problem. Denn wer im B2B wachsen will, muss rausgehen und potenzielle Kunden ansprechen.

Warum klassisches CRM kein Outbound kann

CRM-Systeme haben ihren Ursprung im Inbound-Vertrieb: Ein Lead kommt rein, wird qualifiziert, durchläuft eine Pipeline, wird zum Kunden. Das funktioniert, wenn genügend Anfragen reinkommen.

Aber was, wenn nicht?

Outbound-Vertrieb funktioniert anders:

• Sie identifizieren potenzielle Kunden aktiv
• Sie schreiben den ersten Kontakt an - ohne dass diese Person Sie kennt
• Sie brauchen mehrere Touchpoints, um eine Antwort zu bekommen
• Sie müssen systematisch nachfassen, weil die meisten nicht beim ersten Mal antworten

Genau hier scheitert das klassische CRM. Es ist darauf ausgelegt, eingehende Anfragen zu verwalten - nicht ausgehende Kampagnen zu orchestrieren.

Die Realität im Odoo CRM Standard

Wer Odoo CRM für Cold Outreach nutzen will, stößt schnell an Grenzen:

Keine Email-Sequenzen: Sie können keine mehrstufigen Kampagnen anlegen, bei denen automatisch Follow-ups nach X Tagen versendet werden.

Follower-Zwang: Im Standard werden Emails nur an Follower gesendet. Bei Cold Outreach kennt Sie der Lead aber noch nicht - er ist kein Follower.

Kein Follow-up-System: Es gibt keine Logik, die trackt, ob ein Lead geantwortet hat und wann der nächste Schritt fällig ist.

Kein Kampagnen-Tracking: Sie können nicht sehen, welcher Lead in welcher Kampagne ist und wie der aktuelle Status lautet.

Kein Multi-Sender: Bei größeren Teams brauchen Sie die Möglichkeit, Emails von verschiedenen Absendern zu versenden - für bessere Zustellbarkeit und Personalisierung.

Das zwingt viele Unternehmen dazu, externe Tools wie Lemlist, Apollo oder HubSpot zu nutzen. Mit allen Nachteilen, die das mit sich bringt.

Was modernes Cold Outreach wirklich braucht

Effektiver Outbound-Vertrieb basiert auf einem einfachen Prinzip: systematische Wiederholung mit persönlicher Note.

Sequenzen statt Einzelmails

Eine Cold-Email-Kampagne besteht typischerweise aus 3-5 Schritten:

1. Erster Kontakt: Kurze, personalisierte Email mit klarem Mehrwert
2. Follow-up 1 (Tag 3): Nachfassen, falls keine Antwort
3. Follow-up 2 (Tag 7): Anderer Blickwinkel, neuer Mehrwert
4. Follow-up 3 (Tag 14): Letzte Chance, höflicher Abschluss

Ohne Sequenzen müssen Sie jeden Schritt manuell tracken. Bei 50+ Leads gleichzeitig ist das nicht machbar.

Zeitbasierte Follow-ups

Follow-ups müssen automatisch getriggert werden, wenn:

• X Tage seit dem letzten Kontakt vergangen sind
• Der Lead nicht geantwortet hat
• Der Lead nicht als "nicht interessiert" markiert wurde

Personalisierte Templates

Jede Email muss personalisiert sein. Nicht nur mit {Vorname}, sondern mit echtem Kontext:

• Branche des Unternehmens
• Aktuelle Herausforderungen
• Konkrete Anknüpfungspunkte

Klare Statuslogik

Jeder Lead in einer Kampagne braucht einen Status:

• New: Noch nicht kontaktiert
• Contacted: Erste Email gesendet
• Replied: Lead hat geantwortet
• Positive: Interesse bekundet
• Not Now: Später nochmal versuchen
• Dead: Kein Interesse, nicht mehr kontaktieren

Sauberes Tracking

Sie müssen jederzeit sehen können:

• Wie viele Leads in welchem Status sind
• Welche Emails geöffnet wurden
• Wer geantwortet hat
• Wo Follow-ups fällig sind

Outreach-Kampagnen vs Newsletter

Viele verwechseln Outreach mit Newsletter-Marketing. Der Unterschied ist fundamental:

Newsletter-Tools wie Mailchimp oder das Odoo Email Marketing Modul sind für Outreach ungeeignet. Sie sind nicht für persönliche 1:1-Kommunikation gemacht und versenden im falschen Format.

Beispiel: Idealer Outreach-Workflow in Odoo

So sollte ein CRM-nativer Outreach-Prozess aussehen:

1. Kampagne anlegen Sie erstellen eine Kampagne mit Namen, Zielgruppe und Zeitrahmen. Z.B. "SaaS Founders DACH Q1 2025".

2. Templates definieren Sie legen 3-5 Email-Templates an, die die Sequenz bilden. Jedes Template hat einen definierten Zeitabstand zum vorherigen.

3. Leads hinzufügen Sie fügen Leads zur Kampagne hinzu - einzeln oder in Bulk. Jeder Lead erhält einen Kampagnen-Status "New".

4. Email senden Sie senden die erste Email. Der Status wechselt auf "Contacted", das Datum wird gespeichert.

5. Follow-up auslösen Nach X Tagen ohne Antwort wird automatisch das nächste Template fällig. Sie sehen dies in einer übersichtlichen Queue.

6. Antwort tracken Antwortet der Lead, wechselt der Status auf "Replied". Die Sequenz pausiert automatisch.

Dieser Workflow spart nicht nur Zeit. Er stellt sicher, dass kein Lead vergessen wird und jeder systematisch bearbeitet wird.

Warum CRM-native Outreach besser ist

Externe Outreach-Tools haben ihren Platz. Aber für Unternehmen, die bereits mit Odoo arbeiten, sind sie oft überdimensioniert oder problematisch.

Keine Synchronisation nötig

Bei externen Tools müssen Leads hin und her synchronisiert werden. Das führt zu:

• Doppelten Einträgen
• Veralteten Daten
• Sync-Fehlern

CRM-natives Outreach arbeitet direkt mit Ihren bestehenden Lead-Daten.

Keine API-Limits

Externe Tools limitieren oft die Anzahl der synchronisierten Kontakte oder API-Calls. Bei CRM-nativem Outreach entfällt das komplett.

Keine externen Tools

Jedes zusätzliche Tool bedeutet:

• Zusätzliche Kosten
• Zusätzliche Schulung
• Zusätzliche Abhängigkeit

Weniger Tools = weniger Komplexität.

DSGVO intern

Ein oft unterschätzter Punkt: DSGVO-Compliance. Wenn Sie Lead-Daten an externe Anbieter übertragen, müssen Sie:

• Auftragsverarbeitungsverträge schließen
• Prüfen, wo die Daten gespeichert werden
• Dokumentieren, welche Daten wohin fließen

Bei CRM-nativem Outreach bleiben alle Daten in Ihrem System. Die Compliance-Anforderungen vereinfachen sich erheblich.

Alle Aktivitäten im CRM

Sales-Teams arbeiten im CRM. Wenn Outreach-Aktivitäten in einem externen Tool stattfinden, fehlt der Gesamtüberblick. Der Vertriebler muss zwischen Systemen wechseln. Informationen gehen verloren.

Bei CRM-nativem Outreach ist jede Email, jeder Status, jede Notiz direkt am Lead sichtbar.

Internationalisierung und Skalierung

B2B-Vertrieb ist zunehmend international. Ein CRM-natives Outreach-System muss das abbilden können:

Multi-Language Templates

Kampagnen in verschiedenen Sprachen für verschiedene Märkte. Ohne separate Tools oder manuelle Übersetzung bei jedem Versand.

Zeitzonen-Awareness

Emails sollten zur lokalen Geschäftszeit des Empfängers ankommen, nicht um 3 Uhr nachts.

Multi-Sender für Regionen

Verschiedene Absender für verschiedene Märkte - mit passender Signatur und Sprache.

Skalierbare Nachverfolgung

Ob 50 oder 5.000 Leads in einer Kampagne - das System muss die Übersicht behalten und keine Kontakte vergessen.

Häufige Fehler bei Cold Email in Odoo

Auch mit den richtigen Tools kann Outreach scheitern. Die häufigsten Fehler:

Zu viele Templates: 10 verschiedene Varianten für jeden Schritt verwirren mehr als sie helfen. 3-5 Templates pro Kampagne reichen.

Kein Follow-up: Viele geben nach der ersten Email auf. Dabei zeigen Studien: Die meisten Antworten kommen erst beim 3. oder 4. Kontakt.

Kein Status: Ohne klare Statuslogik verlieren Sie den Überblick. Leads werden doppelt kontaktiert oder vergessen.

Kein Tracking: Wenn Sie nicht wissen, welche Emails geöffnet wurden, können Sie nicht optimieren.

Falscher Absender: Emails von "noreply@firma.de" oder generischen Adressen performen schlecht. Persönliche Absender-Adressen sind Pflicht.

Nachverfolgbarkeit als Erfolgsfaktor

Im B2B-Vertrieb sind Entscheidungszyklen lang. Ein Lead, der heute "Nicht jetzt" sagt, kann in 6 Monaten kaufbereit sein.

Deshalb ist lückenlose Nachverfolgbarkeit entscheidend:

• Wann wurde der Lead zuletzt kontaktiert?
• In welchen Kampagnen war er?
• Wie hat er reagiert?
• Wann soll er wieder kontaktiert werden?

All diese Informationen müssen im CRM verfügbar sein - nicht in einem externen Tool, das vielleicht in einem Jahr nicht mehr genutzt wird.

Weiterführend: Für effektive Templates siehe Email Template Best Practices und für Compliance-Fragen Do Not Contact Compliance.

Fazit

Outbound-Vertrieb ist für B2B-Unternehmen unverzichtbar. Doch die meisten CRM-Systeme sind dafür nicht gebaut.

Wer Odoo CRM für den Vertrieb nutzt, sollte Outreach nicht in externe Tools auslagern. Die Nachteile - Synchronisationsprobleme, DSGVO-Komplexität, fehlende Übersicht - überwiegen die vermeintlichen Vorteile.

Native Outreach-Funktionen im CRM sind die bessere Lösung: Alle Daten an einem Ort, volle Nachverfolgbarkeit, keine Abhängigkeiten.

Wer B2B-Vertrieb ernst nimmt, braucht ein CRM, das Outbound genauso gut kann wie Inbound.

Wir arbeiten aktuell an einem Odoo-Modul, das genau diese Lücke schließt: Outreach-Kampagnen, Email-Sequenzen und Kampagnen-Tracking direkt im CRM. Mehr dazu in unserem Solution Guide.