Prioritäten setzen: Warum „Alles ist wichtig" bedeutet, dass nichts wichtig ist
„Das ist alles top priority."
Wenn du diesen Satz hörst (oder sagst), hast du ein Problem. Denn wenn alles Priorität hat, hat nichts Priorität.
Priorisieren bedeutet nicht, zu entscheiden was wichtig ist. Es bedeutet, zu entscheiden was wichtiger ist als etwas anderes – und das Andere nicht zu tun.
Grundlage: Gute Priorisierung braucht klare Ziele. Lies dazu unseren Guide zu SMART-Zielen.
Warum Prioritäten setzen so schwer ist
Das Dilemma
REALITÄT:
- Mehr Aufgaben als Zeit
- Jeder Stakeholder hält sein Thema für das wichtigste
- Alles klingt vernünftig und sinnvoll
- FOMO: Was wenn wir das Falsche weglassen?
RESULTAT OHNE PRIORISIERUNG:
- Alles wird angefangen, nichts wird fertig
- Ständiger Kontext-Wechsel
- Stress und Überlastung
- Am Ende: Weniger geschafft als möglich
Die Kosten von fehlender Priorisierung
| Ohne Priorisierung | Mit Priorisierung |
|---|---|
| 10 Dinge zu 30% fertig | 3 Dinge zu 100% fertig |
| Ständige Kontextwechsel | Deep Work möglich |
| Burnout-Risiko | Nachhaltige Performance |
| Reaktiv auf alles | Proaktiv auf das Richtige |
| Unzufriedene Stakeholder | Klare Erwartungen |
Framework 1: Die Eisenhower-Matrix
Das klassischste Framework für persönliche und Team-Priorisierung.
DRINGEND NICHT DRINGEND
┌─────────────────┬─────────────────────┐
WICHTIG │ DO │ DECIDE │
│ (Sofort) │ (Terminieren) │
│ │ │
│ - Prod Incident │ - Strategie-Arbeit │
│ - Deadline heute│ - Team-Entwicklung │
│ - Kritischer Bug│ - Tech Debt │
├─────────────────┼─────────────────────┤
NICHT │ DELEGATE │ DELETE │
WICHTIG │ (Weitergeben) │ (Streichen) │
│ │ │
│ - Status-Mails │ - Unnötige Meetings │
│ - Routine-Tasks │ - Nice-to-haves │
│ - Einfache Fragen│ - Perfektionismus │
└─────────────────┴─────────────────────┘
So nutzt du die Matrix
DO (Wichtig + Dringend):
- Sofort erledigen
- Nicht delegieren
- Das sind echte Prioritäten
DECIDE (Wichtig + Nicht Dringend):
- Festen Termin setzen
- Hier liegt der langfristige Hebel
- Diese Quadrant wird oft vernachlässigt
DELEGATE (Nicht Wichtig + Dringend):
- Weitergeben wenn möglich
- Schnell erledigen wenn selbst
- Nicht zu viel Zeit investieren
DELETE (Nicht Wichtig + Nicht Dringend):
- Streichen
- Nein sagen
- Nicht auf „irgendwann" verschieben
Der häufigste Fehler
PROBLEM:
Die meisten Menschen verbringen zu viel Zeit
in „Dringend" (DO + DELEGATE) und zu wenig
in „Wichtig aber nicht Dringend" (DECIDE).
BEISPIEL:
- E-Mails beantworten (dringend, nicht wichtig) ✓
- Strategie für nächstes Quartal (wichtig, nicht dringend) ✗
RESULTAT:
Immer beschäftigt, aber nie am Wichtigen.
Feuerwehr-Modus statt Gestaltung.
Framework 2: RICE Scoring
RICE ist perfekt für Produkt- und Feature-Priorisierung.
Die Formel
RICE Score = (Reach × Impact × Confidence) / Effort
R - REACH: Wie viele Menschen/Nutzer betrifft es?
I - IMPACT: Wie stark ist der Effekt? (0.25, 0.5, 1, 2, 3)
C - CONFIDENCE: Wie sicher sind wir? (0-100%)
E - EFFORT: Wie viel Aufwand? (Person-Wochen)
Beispiel
FEATURE A: Neuer Onboarding-Flow
- Reach: 1000 neue Nutzer/Monat
- Impact: 2 (hoch)
- Confidence: 80%
- Effort: 4 Wochen
Score = (1000 × 2 × 0.8) / 4 = 400
FEATURE B: Dark Mode
- Reach: 5000 aktive Nutzer
- Impact: 0.5 (minimal)
- Confidence: 100%
- Effort: 2 Wochen
Score = (5000 × 0.5 × 1.0) / 2 = 1250
→ Obwohl Dark Mode weniger Impact hat,
hat es einen höheren RICE Score wegen
Reach und geringerem Effort.
Impact-Skala
3.0 = Massiver Impact (Game Changer)
2.0 = Hoher Impact
1.0 = Mittlerer Impact
0.5 = Niedriger Impact
0.25 = Minimaler Impact
Vorteile von RICE
- Objektiv: Zahlen statt Bauchgefühl
- Vergleichbar: Verschiedene Features auf einer Skala
- Diskussions-Grundlage: Stakeholder können Annahmen challengen
- Dokumentiert: Entscheidungen sind nachvollziehbar
Framework 3: MoSCoW
MoSCoW ist ideal für Scope-Entscheidungen und Roadmap-Planung.
M - MUST HAVE: Ohne das geht gar nichts
S - SHOULD HAVE: Wichtig, aber workaround möglich
C - COULD HAVE: Nice to have
W - WON'T HAVE: Explizit nicht (diesmal)
Beispiel: MVP für neues Feature
MUST HAVE:
- User kann sich einloggen
- Kernfunktionalität X funktioniert
- Daten werden gespeichert
SHOULD HAVE:
- Password Reset
- Email-Benachrichtigungen
- Bessere Fehlermeldungen
COULD HAVE:
- Dark Mode
- Export-Funktion
- Social Login
WON'T HAVE (this release):
- Multi-Language
- Offline-Modus
- Admin-Dashboard
Die Macht von „Won't Have"
WARUM „WON'T" SO WICHTIG IST:
1. KLARHEIT
Alle wissen, was NICHT kommt.
2. SCHUTZ
Scope Creep wird verhindert.
3. FOKUS
Team kann sich auf Must/Should konzentrieren.
4. ERWARTUNGSMANAGEMENT
Stakeholder sind nicht überrascht.
Framework 4: Value vs. Effort Matrix
Einfache 2x2 für schnelle Priorisierung.
NIEDRIGER EFFORT HOHER EFFORT
┌──────────────────┬──────────────────┐
HOHER │ QUICK WINS │ BIG BETS │
VALUE │ (Sofort!) │ (Planen) │
│ │ │
│ "Low hanging │ "Strategische │
│ fruit" │ Investitionen" │
├──────────────────┼──────────────────┤
NIEDRIGER │ FILL-INS │ MONEY PITS │
VALUE │ (Wenn Zeit) │ (Vermeiden!) │
│ │ │
│ "Nice to have, │ "Warum machen │
│ easy to do" │ wir das?" │
└──────────────────┴──────────────────┘
Die Reihenfolge
- Quick Wins: Zuerst – schnelle Erfolge, Momentum
- Big Bets: Dann – langfristiger Hebel
- Fill-Ins: Zwischendurch – wenn Kapazität da ist
- Money Pits: Nie – kosten mehr als sie bringen
Framework 5: ICE Scoring
Schneller als RICE, gut für schnelle Entscheidungen.
ICE Score = Impact × Confidence × Ease
I - IMPACT: 1-10 (wie groß ist der Effekt?)
C - CONFIDENCE: 1-10 (wie sicher sind wir?)
E - EASE: 1-10 (wie einfach ist es?)
Score = I × C × E (max 1000)
Beispiel
TASK A: Caching implementieren
- Impact: 8
- Confidence: 7
- Ease: 5
Score: 8 × 7 × 5 = 280
TASK B: Button-Farbe ändern
- Impact: 2
- Confidence: 9
- Ease: 10
Score: 2 × 9 × 10 = 180
→ Caching hat höheren Score trotz
niedrigerer Ease, weil Impact > alles
Priorisierung im Tech-Alltag
Sprint Planning
PROZESS:
1. BACKLOG DURCHGEHEN
- Was ist da?
- Grob einschätzen
2. FRAMEWORK ANWENDEN
- Value/Effort für alle Items
- MoSCoW für den Sprint
3. KAPAZITÄT CHECKEN
- Was passt rein?
- Buffer für Unvorhergesehenes (20%)
4. COMMITMENT
- Must Haves müssen rein
- Should Haves je nach Kapazität
- Could Haves = Bonus
WICHTIG:
Sprint Commitment = Must + Should
Nicht: „Wir schaffen alles"
Roadmap-Planung
QUARTALSWEISE:
1. THEMES DEFINIEREN
- Was sind die 2-3 großen Themen?
- Alignment mit Business-Zielen
2. FEATURES PRIORISIEREN
- RICE für alle Kandidaten
- Ranking erstellen
3. SEQUENZIERUNG
- Abhängigkeiten beachten
- Quick Wins früh
- Big Bets planen
4. KOMMUNIZIEREN
- Roadmap ist ein Plan, kein Versprechen
- Regelmäßig reviewen
Tägliche Priorisierung
MORGEN-ROUTINE (5 min):
1. TOP 3
- Was sind die 3 wichtigsten Dinge heute?
- Wenn nur EINES davon geht – welches?
2. EISENHOWER CHECK
- Ist mein Tag im richtigen Quadranten?
- Was kann ich delegieren/streichen?
3. ZEIT BLOCKEN
- Wann mache ich die Top 3?
- Kalender schützen
ABEND-ROUTINE (2 min):
- Was habe ich geschafft?
- Was verschiebe ich auf morgen?
Nein sagen lernen
Warum Nein sagen schwer ist
ÄNGSTE:
- Ich enttäusche andere
- Ich verpasse eine Chance
- Ich wirke unkooperativ
- Ich bin nicht mehr wichtig
RESULTAT:
- Zu viel auf dem Teller
- Nichts richtig gemacht
- Burnout
Wie du konstruktiv Nein sagst
Technik 1: Das „Ja, wenn..."
STATT:
„Nein, das geht nicht."
BESSER:
„Ja, ich kann das machen – wenn wir
[anderes Projekt] verschieben.
Was hat Priorität?"
Technik 2: Das „Nicht jetzt"
„Das ist ein guter Punkt. Aktuell fokussieren
wir auf X. Können wir das für Q3 einplanen?"
Technik 3: Das „Wer sonst?"
„Ich bin nicht die richtige Person dafür.
Hast du schon mit [Name] gesprochen?"
Technik 4: Das transparente Nein
„Ich muss nein sagen, weil meine Kapazität
aktuell bei [Projekt X] ist. Wenn ich das
dazunehme, leidet [konkrete Konsequenz]."
Nein sagen als Leader
ALS LEADER MUSST DU AUCH FÜR DEIN TEAM NEIN SAGEN:
„Das Team kann das Feature nicht übernehmen.
Wir sind committed zu [Sprint-Ziel].
Option A: Wir planen es für nächsten Sprint.
Option B: Wir ziehen etwas anderes raus.
Was macht Sinn?"
Häufige Priorisierungs-Fehler
Fehler 1: Alles ist P1
PROBLEM:
„Alles ist top priority"
= Keine Priorisierung
= Chaos
LÖSUNG:
Force Ranking: Wenn du nur EINES machen
könntest – welches?
Dann: Welches als zweites?
Usw.
Fehler 2: Der laute Stakeholder gewinnt
PROBLEM:
Wer am meisten Druck macht, bekommt
seine Features/Aufgaben priorisiert.
LÖSUNG:
- Transparente Priorisierungs-Kriterien
- Scoring-System (RICE/ICE)
- Alle Stakeholder sehen das Ranking
- Diskussion basiert auf Kriterien, nicht Lautstärke
Fehler 3: Sunk Cost
PROBLEM:
„Wir haben schon 3 Monate investiert,
also müssen wir weitermachen."
REALITÄT:
Die investierte Zeit ist weg.
Die Frage ist: Ist es die NÄCHSTE Stunde wert?
LÖSUNG:
Regelmäßig bewerten: Würden wir das HEUTE
starten? Wenn nein → stoppen.
Fehler 4: Dringendes verdrängt Wichtiges
PROBLEM:
Immer im Feuerwehr-Modus.
Wichtige, nicht dringende Arbeit (Tech Debt,
Strategie, Entwicklung) wird nie gemacht.
LÖSUNG:
- Feste Zeit für „Decide"-Quadrant blocken
- Nicht verhandelbar
- Minimum 20% der Zeit
Fehler 5: Keine Re-Priorisierung
PROBLEM:
Prioritäten von vor 3 Monaten gelten noch.
Die Welt hat sich aber verändert.
LÖSUNG:
- Regelmäßig reviewen (mindestens monatlich)
- Neue Informationen einbeziehen
- Bereit sein, Pläne zu ändern
Priorisierung kommunizieren
Gegenüber Stakeholdern
TEMPLATE:
„Wir haben [N] Anfragen priorisiert.
Hier ist das Ranking und warum:
1. [Feature A] - RICE Score 450
→ Höchster Impact bei moderatem Effort
2. [Feature B] - RICE Score 320
→ Wichtig für Ziel X
3. [Feature C] - wird verschoben auf Q3
→ Effort zu hoch für aktuellen ROI
Fragen zu den Annahmen?"
Gegenüber dem Team
WICHTIG:
- Warum haben wir so priorisiert?
- Was bedeutet das für den Sprint?
- Was ist explizit out of scope?
„Unser Fokus dieses Sprints ist [Ziel].
Alles andere ist nice to have.
Wenn jemand mit anderen Requests kommt:
Verweist auf mich."
Fazit: Priorisieren heißt verzichten
Gute Priorisierung ist nicht, das Richtige zu tun. Es ist, das Falsche nicht zu tun.
Die Kernprinzipien:
- Alles kann nicht wichtig sein: Force Rank erzwingen
- Frameworks nutzen: Eisenhower, RICE, MoSCoW
- Nein sagen lernen: Konstruktiv und transparent
- Regelmäßig reviewen: Prioritäten ändern sich
- Wichtig > Dringend: Zeit für Strategie blocken
Deine Challenge für heute:
Liste alles auf, was du diese Woche machen willst. Dann: Streiche die Hälfte. Die verbleibenden Items: Rank sie 1-N.
Mach nur Nr. 1-3 wirklich. Der Rest kommt nächste Woche – oder nie.
Und das ist okay.
Du willst verstehen, wie du als Leader bessere Entscheidungen triffst? Unser Guide zu Entscheidungen treffen zeigt Frameworks für schnellere und bessere Entscheidungen.
