Agentur-Outreach mit Odoo CRM: Wie kleine Teams strukturiert Kunden akquirieren
Agenturen, Beratungen und Dienstleister leben von einem gefüllten Pipeline. Wenn das aktuelle Projekt endet, muss das nächste stehen. Das bedeutet: kontinuierlicher Outbound-Vertrieb — Prospects kontaktieren, nachfassen, tracken, wer interessiert ist.
Die meisten Agenturen zwischen 5 und 15 Mitarbeitern nutzen Odoo Community Edition als CRM. Leads, Kontakte, Pipeline-Stufen — alles da. Aber strukturierter Outbound-Vertrieb? Dafür hat Odoo Community nichts eingebaut.
Dieser Artikel zeigt einen konkreten Workflow, wie eine Agentur mit Odoo Community ihren Outbound-Vertrieb organisiert.
Warum Agenturen ein besonderes Outreach-Problem haben
Projekt-basiertes Geschäft
Agenturen verkaufen keine Standardprodukte. Jedes Quartal braucht neue Kunden, neue Projekte, neue Umsatzquellen. Das heißt: Outreach ist kein einmaliges Projekt, sondern ein laufender Prozess.
Verschiedene Dienstleistungen, verschiedene Zielgruppen
Eine Digitalagentur hat vielleicht Webentwicklung, SEO und Branding im Portfolio. Jedes Service-Line braucht eigene Templates, eigene Ansprache, eigene Kampagnen. "One size fits all" funktioniert nicht.
Mehrere Absender, verschiedene Rollen
Der Gründer schreibt C-Level-Kontakte an. Der Business Developer kontaktiert Marketing-Manager. Jeder soll von seiner eigenen Adresse mit eigener Signatur senden. Die Antwort soll beim Absender ankommen — nicht in einer gemeinsamen Inbox.
Kein Budget für teure Per-Seat-Tools
Eine 10-Personen-Agentur will nicht $50/User/Monat für ein Email-Sequencing-Tool ausgeben. Das sind $6.000/Jahr für etwas, das Teil des CRM sein sollte.
Der Workflow: Eine Agentur-Woche mit Odoo Outreach
Montag: Importieren und Zuweisen
Die Business-Development-Leiterin importiert 150 neue Prospects als Leads in Odoo. Quellen: LinkedIn-Recherche, Konferenz-Kontakte, Partner-Empfehlungen. Jeder Lead hat Firmenname, Ansprechpartner, Email und eine kurze Notiz, warum er relevant ist.
In der Listenansicht selektiert sie alle 150 Leads und weist sie der Kampagne "Q1 Agentur-Outreach" zu. Die Kampagne hat 3 Email-Schritte: Vorstellung, Case-Study-Follow-up, Soft Close. Das Modul setzt jeden Lead auf "New" und berechnet das Datum der ersten Mail.
Ergebnis: 150 Leads in der Sequenz, Setup unter 10 Minuten.
Dienstag bis Donnerstag: Senden und Tracken
Jeden Morgen öffnen die zwei BDRs ihr Dashboard. Sie sehen, welche Mails heute fällig sind — typischerweise 30–50 pro Person. Jede Mail ist aus dem Kampagnen-Template vorgeschrieben, aber personalisiert mit dem Namen des Kontakts, der Firma und der eigenen Signatur des Absenders.
Sie prüfen jede Mail, passen bei Bedarf an und senden. Leads wechseln von "New" zu "Contacted". Kommt eine Antwort, erkennt das Modul sie und markiert den Lead als "Replied". Der BDR liest die Antwort im Lead-Chatter und entscheidet: Interessiert, nicht jetzt, oder tot.
Ergebnis: 60–100 personalisierte Emails pro Tag, komplett getrackt.
Freitag: Review und Anpassung
Die Gründerin öffnet das Kampagnen-Dashboard. Sie sieht: 150 Leads kontaktiert diese Woche. 12 haben geantwortet. 4 als "Positive" markiert (Interesse an einem Gespräch). 2 als "Not Now" (nächstes Quartal nachfassen). 1 Firma als "Do Not Contact" markiert.
Die 4 positiven Leads werden in die reguläre Odoo-Pipeline verschoben für Opportunity-Management. Die "Not Now"-Leads bleiben mit verzögertem Follow-up in der Kampagne. Der komplette Review passiert in Odoo — kein separates Tool.
Ergebnis: Volle Wochenübersicht in einem Dashboard.
Realistische Zahlen: Was ein 3-Monats-Zyklus bringt
| Metrik | Wert |
|---|---|
| Leads kontaktiert | ~450 |
| Emails gesendet (3-Step-Sequenz) | ~1.350 |
| Antworten (8–12% Rate) | 35–55 |
| Positive Antworten (25–30% der Replies) | 9–16 |
| Meetings gebucht | 5–10 |
Das sind realistische Zahlen für B2B-Agentur-Outreach. Nicht theoretisch — das ist, was strukturierte Email-Sequenzen mit personalisierten Follow-ups bei konsistenter Ausführung produzieren.
Warum CRM-native Lösung für Agenturen besser passt
Kampagnen pro Service-Line
Die SEO-Kampagne hat andere Templates als die Webentwicklung-Kampagne. Andere Tonalität, andere Use Cases, andere Call-to-Action. Das Modul unterstützt unbegrenzt viele parallele Kampagnen.
Absender-Identitäten pro Rolle
Der Gründer sendet von seiner Adresse an C-Level. Der BDR sendet von seiner Adresse an Abteilungsleiter. Jeder hat eigene Signatur, eigenen SMTP-Server. Der Empfänger sieht eine echte Person — keine Shared Mailbox.
Pipeline-Übergang ohne Systembruch
Wenn ein Lead positiv reagiert, wird er in der Odoo-Pipeline weitergeführt. Kein Export, kein Sync. Die gesamte Email-Historie bleibt am Lead. Der Account Manager, der das Gespräch übernimmt, sieht jeden Touchpoint.
Compliance ohne Extra-Prozess
Agenturen arbeiten mit Enterprise-Kunden, die professionellen Umgang mit Opt-outs erwarten. Das dreistufige Do-Not-Contact-System (Lead, Kontakt, Firma) mit Audit-Trail erfüllt das ohne zusätzlichen Prozess.
Typische Agentur-Kampagnenstruktur
Kampagne 1: Neukunden Webentwicklung
- Zielgruppe: Marketing-Leiter in Unternehmen mit 50–200 Mitarbeitern
- Absender: Business Developer
- Step 1: Vorstellung + Referenz auf ähnliches Projekt
- Step 2: Case Study PDF (3 Tage Verzögerung)
- Step 3: "Kurzes Gespräch?" (5 Tage Verzögerung)
Kampagne 2: Bestandskunden-Upsell
- Zielgruppe: Bestehende Kunden ohne SEO-Vertrag
- Absender: Account Manager
- Step 1: SEO-Audit-Angebot
- Step 2: Branchenspezifischer Benchmark (4 Tage Verzögerung)
Kampagne 3: Konferenz-Follow-up
- Zielgruppe: Kontakte von der letzten Messe
- Absender: Gründer
- Step 1: "War schön, Sie zu treffen" + konkreter Anknüpfungspunkt
- Step 2: Terminvorschlag (3 Tage Verzögerung)
Vergleich: Manueller Vertrieb vs. Strukturierter Workflow
| Manueller Ansatz | Strukturiert mit Odoo |
|---|---|
| Outreach in Spreadsheets tracken | Kampagnen mit definierten Sequenzen |
| Templates per Copy-Paste | Templates mit Auto-Personalisierung |
| Manuell prüfen, wer geantwortet hat | Automatische Reply-Erkennung |
| Follow-ups regelmäßig vergessen | Fälligkeitsdaten und tägliche Arbeitslisten |
| Keine Übersicht für Management | Kampagnen-Dashboard für alle |
| Opt-outs informell gehandhabt | 3-Level Do Not Contact mit Audit-Trail |
Fazit
Agentur-Vertrieb lebt von Konsistenz. Nicht jede Woche ein heroischer Sprint, sondern jeden Tag 50 personalisierte Emails, systematisch nachfassen, nichts vergessen.
Odoo Community mit einem Outreach-Modul macht das möglich — ohne externes Tool, ohne Per-User-Kosten, ohne Datensynchronisation. Für Teams zwischen 3 und 15 Personen ist das der wirtschaftlichste und operativ sauberste Ansatz.
Du willst strukturierten Outbound-Vertrieb in deinem Odoo CRM? Das CRM Outreach Campaigns Modul bringt Email-Sequenzen, Absender-Management und Kampagnen-Tracking direkt in Odoo Community. Einmalkauf, unbegrenzte User, Odoo 16–19.
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