Warum baut sich eine Firma ihr Office nicht selbst?

Auf LinkedIn habe ich geschrieben: „Microsoft hat mir mein Office bezahlt.“ Das war zugespitzt, und so war es gemeint. Microsoft hat Milliarden in OpenAI und Anthropic gesteckt. Mit Claude von Anthropic habe ich mir ein Office gebaut. Gekostet hat mich das mein Abo und etwa 10 Stunden Arbeit.

Daraus folgt eine Frage, die vor zwei Jahren noch niemand ernsthaft gestellt hätte: Warum zahlt eine Firma jedes Jahr Lizenzen pro Kopf, wenn ein Nachbau weniger kostet als ein Wochenabo?

Ein Beitrag auf LinkedIn kann diese Frage stellen. Beantworten kann er sie nicht. Das versuche ich hier, so fair wie möglich. Ich habe ein Interesse an der Antwort, weil ich Balane Office baue. Deshalb lege ich meine Zahlen offen und prüfe die Einwände gegen meine eigene These genauso gründlich wie die dafür.

Was sich geändert hat: Code ist billig

Vom 7. bis 16. Oktober 2026 habe ich mit Claude Code an Balane Office gearbeitet. Effektiv waren das etwa 10 Stunden Arbeitszeit, verteilt auf diese Tage und neben meiner eigentlichen Arbeit. Entstanden sind acht Apps: Dokumente, Tabellen, Präsentationen, Formulare, Berichte, E-Mail, ein Content-Planer und ein PDF-Werkzeug. Rund 456.000 Zeilen Code, davon gut 83.000 Zeilen Tests. Es ist eine erste Version, keine fertige Software. Aber es ist deutlich mehr, als ich in dieser Zeit für möglich gehalten hätte.

Die Protokolle von Claude Code liegen lokal auf meinem Rechner. Ich habe sie ausgewertet:

Die interessanteste Zahl ist nicht der Preis. Es ist das Verhältnis. Auf jedes Token, das die KI geschrieben hat, kamen über tausend, die sie gelesen hat: vorhandenen Code, Regeln, Bausteine. Das war kein Zufall, sondern der Trick. Am Anfang habe ich Standardbausteine festgelegt: den Rahmen eines Editors, Menüs, Speichern, Befehlssuche, Einstellungen. Jede neue App setzt sich daraus zusammen, statt alles neu zu erfinden. Die KI hat vor allem zusammengesetzt und angepasst, wenig neu erfunden.

Das ist die eigentliche Veränderung. Früher war Software teuer, weil jede Zeile jemand schreiben musste. Dieser Teil kostet heute fast nichts mehr. Was das für eine Firma bedeutet, hängt aber an einer anderen Frage: Was genau bezahlt sie eigentlich mit ihrer Office-Lizenz?

Was Sie mit der Lizenz wirklich kaufen

Microsoft 365 Business Standard kostet seit dem 1. Juli 2026 in den USA 14 Dollar pro Nutzer und Monat bei Jahresbindung, vorher waren es 12,50 Dollar. Für eine Firma mit 50 Leuten sind das gut 8.000 Dollar im Jahr. Wer Microsoft 365 Copilot dazu will, zahlt pro Kopf noch einmal extra. Zum Start verlangte Microsoft dafür 30 Dollar im Monat, zusätzlich zur Lizenz.

Wofür zahlt man das? Wer nur auf Word, Excel und PowerPoint schaut, sieht Programme, die man inzwischen nachbauen kann. Die Lizenz enthält aber mehr:

• Pflege. Updates für neue Betriebssysteme, neue Browser, neue Geräte. Jahr für Jahr.
• Sicherheit. Office-Dateien sind ein beliebter Weg für Angriffe. Jemand muss Lücken finden und schließen, bevor andere sie ausnutzen.
• Kompatibilität. Die Datei, die ein Kunde schickt, sieht bei Ihnen genauso aus wie bei ihm.
• Betrieb. E-Mail-Server, Speicher, Anmeldung, Rechte, Sicherungen, Teams.
• Haftung. Wenn etwas schiefgeht, gibt es einen Vertrag und einen Ansprechpartner.
• Gewohnheit. Jeder neue Mitarbeiter kann Word bedienen. Das spart Schulung, und es ist ein echter Wert.

Nichts davon wird billiger, weil Code billig wird. Damit ist die Frage genauer gestellt: Nicht „Kann eine Firma Office nachbauen?“, sondern „Kann sie diese sechs Dinge selbst tragen, und lohnt sich das?“

Genau darum geht es bei den drei Einwänden, die ich auf meinen Beitrag am häufigsten erwarte.

Einwand 1: „Wir können das nicht pflegen.“

Das ist der stärkste Einwand, und er ist berechtigt.

Seit Jahrzehnten zeigen Studien, dass der größte Teil der Kosten einer Software nicht beim Bauen anfällt, sondern danach. Die Schätzungen schwanken stark, je nach Art der Software und Methode. Häufig genannt wird, dass die Hälfte bis drei Viertel der Gesamtkosten auf Wartung und Weiterentwicklung entfallen. Eine einzige verlässliche aktuelle Studie dazu gibt es nicht. Die Richtung ist aber unstrittig: Der Start ist der billige Teil.

Was heißt Pflege bei einem Office konkret?

• Apple, Microsoft und Google ändern ihre Betriebssysteme jedes Jahr. Etwas davon bricht immer.
• Programme, die Dateien von außen öffnen, sind ein Einfallstor. Jede Lücke muss schnell geschlossen werden.
• Nutzer finden Fehler, die in keinem Test vorkamen. Jemand muss sie beheben.
• Und jemand muss den Code verstehen, wenn die Person, die ihn gebaut hat, nicht mehr da ist.

Hilft KI dabei? Ja, und zwar erheblich. Fehler suchen, Tests schreiben, auf eine neue Version umstellen: Das geht mit KI deutlich schneller als früher. Aber meine Erfahrung ist auch: Die KI schreibt schnell, aufräumen tut sie nicht. Lässt man sie, löst sie dasselbe Problem jedes Mal anders. Ohne feste Regeln, Tests und jemanden, der den Code lesen und beurteilen kann, wächst ein Durcheinander, das irgendwann niemand mehr pflegen kann, auch keine KI.

Pflege wird also billiger, aber sie verschwindet nicht. Und sie braucht Menschen im Haus, die verstehen, was die KI tut. Für viele kleine und mittlere Firmen ist genau das der Engpass: nicht das Geld für die Lizenz, sondern die Leute für die Verantwortung.

Mein Urteil: Der Einwand trägt. „Noch“, habe ich im Beitrag geschrieben. Dazu stehe ich, aber das „Noch“ gilt für die Kosten. Die Verantwortung bleibt.

Einwand 2: „Unsere Kunden schicken Word-Dateien.“

Im Beitrag habe ich geantwortet: Das Format ist ein offener Standard. Das stimmt, aber es ist nur die halbe Wahrheit.

Das Format hinter DOCX, XLSX und PPTX heißt Office Open XML. Es ist als ECMA-376 und als ISO/IEC 29500 genormt und öffentlich beschrieben. Jeder darf es lesen und schreiben. Ein Geheimnis ist es also nicht.

Das Problem ist ein anderes. Die Norm kennt zwei Varianten. Die strenge Variante war für neue Dokumente gedacht. Die Übergangsvariante enthält zusätzlich Altlasten aus älteren Office-Versionen, damit alte Dateien weiter funktionieren. Word schreibt bis heute die Übergangsvariante. In der Praxis müssen Sie also nicht nur die Norm beherrschen, sondern auch das, was Word tatsächlich schreibt.

Und selbst dann gilt: Eine Datei korrekt zu lesen heißt nicht, sie gleich darzustellen. Die Norm beschreibt, was in einem Dokument steht. Wo genau eine Zeile umbricht, wann eine Seite endet, wie eine Schrift ersetzt wird, die nicht installiert ist: Das entscheidet das Programm. Deshalb sieht ein Word-Dokument in anderen Programmen manchmal anders aus, obwohl alles korrekt gelesen wurde. LibreOffice arbeitet seit Jahrzehnten daran, und es ist immer noch nicht perfekt.

Bei Balane Office sehe ich das täglich. Einfache Dokumente kommen gut hin und zurück. Bei XLSX gehen zum Beispiel Diagramme und Makros verloren. Deshalb gibt es eine Formatmatrix, die je Funktion zeigt, was geht und was nicht.

Für eine Firma heißt das:

• Ausgehende Dokumente sind kein Problem. Angebote, Rechnungen und Berichte gehen ohnehin meist als PDF raus.
• Interne Dokumente sind kein Problem, solange alle dasselbe Programm nutzen.
• Eingehende Dokumente von Kunden sind das Problem. Vor allem, wenn sie bearbeitet und zurückgeschickt werden müssen, mit Änderungsverfolgung, Kommentaren und komplexem Layout.

Mein Urteil: Der Einwand trägt teilweise. Das Format ist offen, sauber öffnen ist Arbeit, aber kein Geheimnis. Wie schwer er wiegt, hängt davon ab, wie viel Ihre Firma mit fremden Office-Dateien arbeitet. Für eine Kanzlei, die Vertragsentwürfe hin und her schickt, ist er entscheidend. Für einen Handwerksbetrieb mit Angeboten als PDF kaum.

Einwand 3: „Das Risiko ist zu groß.“

Dieser Einwand stimmt fast immer. Die Frage ist nur: Welches Risiko?

Das Risiko des Eigenbaus ist leicht zu sehen. Die Software könnte Fehler haben, Daten verlieren, angreifbar sein. Die Person, die sie gebaut hat, könnte gehen. Das sind echte Risiken.

Das Risiko der Abhängigkeit sieht man schlechter, weil es sich so normal anfühlt. Es hat drei Teile.

Der Preis. Wer abhängig ist, zahlt, was verlangt wird. Microsoft hat die Preise für Microsoft 365 zum 1. Juli 2026 erhöht, bei Business Standard um 12 Prozent. Das ist kein Vorwurf. Jedes Unternehmen setzt Preise so, wie der Markt es zulässt. Aber wer nicht wechseln kann, hat keine Verhandlungsmacht.

Das Recht. Im Juni 2025 hat der Rechtschef von Microsoft Frankreich vor dem französischen Senat unter Eid ausgesagt, er könne nicht garantieren, dass Daten französischer Kunden nicht an US-Behörden gehen, wenn diese es verlangen. Hintergrund ist unter anderem der CLOUD Act, nach dem US-Behörden auf Daten bei US-Firmen zugreifen können, egal wo diese gespeichert sind. Microsoft betont, solche Anfragen zu prüfen und unbegründete abzulehnen, und dass ein solcher Fall bisher nicht eingetreten sei.

Die Politik. Im Mai 2025 berichtete die Nachrichtenagentur AP, der Chefankläger des Internationalen Strafgerichtshofs habe nach US-Sanktionen keinen Zugriff mehr auf sein Microsoft-E-Mail-Konto gehabt. Microsoft bestreitet, die Dienste für den Gerichtshof eingestellt zu haben. Was genau passiert ist, ist bis heute nicht ganz geklärt. Der Gerichtshof hat im Oktober 2025 bestätigt, dass er von Microsoft Office auf openDesk wechselt, eine offene Lösung aus Deutschland.

Für einen Handwerksbetrieb in Niederbayern mag das weit weg klingen. Der Punkt ist ein anderer: Ein Risiko, das man nicht steuern kann, ist nicht kleiner, nur weil es selten eintritt.

Mein Urteil: Der Einwand trägt, aber in beide Richtungen. Wer nur das Risiko des Eigenbaus bewertet und das der Abhängigkeit mit null ansetzt, rechnet falsch.

Wer schon wechselt, und was die tun

Es gibt Organisationen, die sich von Microsoft Office lösen. Interessant ist, wie sie es tun.

Keiner dieser drei hat sich sein Office selbst gebaut. Alle setzen auf bestehende offene Software, die viele gemeinsam pflegen. Das ist die wichtigste Unterscheidung in dieser ganzen Debatte: Unabhängig zu werden heißt nicht, alles selbst zu bauen. Es heißt, die Software zu besitzen oder wenigstens wechseln zu können.

Bemerkenswert ist auch die Rechnung aus Schleswig-Holstein. Die Umstellung kostet Geld, und zwar nicht zu knapp. Rechnet man mit den Zahlen des Landes, ist sie nach weniger als einem Jahr bezahlt. Selbst wenn diese Zahlen optimistisch sind: Die Größenordnung zeigt, dass Lizenzkosten ein echter Hebel sind.

Die Abhängigkeit wandert nur

Jetzt zum unbequemsten Teil, und er betrifft meine eigene These.

Ich habe mein Office mit Claude gebaut, einer KI aus den USA. Wer mit KI selbst baut, löst sich vom Softwarehersteller und bindet sich an den KI-Anbieter. Die großen sitzen in den USA. Und Microsoft ist an beiden großen Anbietern beteiligt, an OpenAI und an Anthropic. Die Abhängigkeit verschwindet also nicht. Sie wandert eine Ebene tiefer.

Dazu kommt der Preis. Mein Abo kostet unter 50 Dollar die Woche. Dieselben Tokens hätten zum Listenpreis rund 1.500 Dollar gekostet, dreißigmal so viel. Ob ein Abo zu diesem Preis auf Dauer bleibt, entscheide nicht ich. In einem früheren Beitrag habe ich gerechnet, was dieselbe Arbeit bei verschiedenen Anbietern kostet: 218 Dollar bei DeepSeek, 7.926 Dollar bei OpenAI. Wie sich diese Preise entwickeln, weiß niemand. 26 Leute haben darüber diskutiert, Einigkeit gab es keine.

Einen wichtigen Unterschied gibt es aber. Wenn Microsoft die Preise erhöht, zahlen Sie mehr, oder Sie können nicht mehr arbeiten. Wenn ein KI-Anbieter die Preise erhöht, läuft Ihre selbst gebaute Software weiter. Der Code gehört Ihnen. Teurer wird nur die Weiterentwicklung. Das ist eine andere Art von Abhängigkeit: Sie trifft die Zukunft, nicht den Betrieb.

Und man kann sie verkleinern. Den KI-Anbieter austauschbar halten. Offene Modelle nutzen, die man selbst oder in Europa betreiben kann. Und vor allem: Den Code so bauen, dass auch ein Mensch ihn versteht. Dann ist die KI ein Werkzeug, das man wechseln kann, und kein Lieferant, ohne den nichts mehr geht.

Wann es sich lohnt, selbst zu bauen

Die ehrliche Antwort auf die Frage aus dem Titel ist also: Eine Firma sollte ihr Office in den meisten Fällen nicht komplett selbst bauen. Aber sie sollte sich die Frage neu stellen, weil sich die Rechnung geändert hat. Es gibt drei Wege, und die meisten Firmen werden sie mischen.

Am meisten verändert KI die rechte Spalte. Die Ränder eines Office, also das, was speziell zu Ihrer Firma passt, waren früher zu teuer für eine eigene Lösung. Ein Formular, das direkt in Ihre Auftragsverwaltung schreibt. Ein Bericht, der jeden Montag aus Ihren Daten entsteht. Eine Vorlage, die Ihre Angebote prüft. Dafür hat man bisher Office-Makros gebastelt oder eine teure Branchensoftware gekauft. Heute kann man es bauen, in Tagen statt Monaten.

Bevor Sie bauen, helfen fünf Fragen:

1. Wer versteht den Code, wenn die KI ausfällt? Wenn niemand, bauen Sie nicht.
2. Wer kümmert sich in drei Jahren darum? Ein Name, keine Abteilung.
3. Wie viele fremde Dateien müssen Sie bearbeiten? Je mehr, desto eher kaufen.
4. In welchem Format liegen Ihre Daten? Offene Formate halten Ihnen jeden Weg offen.
5. Was kostet es, wenn die KI zehnmal so teuer wird? Wenn die Antwort weh tut, planen Sie anders.

Was mein eigener Versuch zeigt, und was nicht

Balane Office ist eine erste Version. Sie zeigt, dass eine Person mit KI in wenigen Tagen eine Office-Suite bauen kann, die man anfassen, testen und kritisieren kann. Es zeigt, dass Standardbausteine und feste Regeln den Unterschied machen zwischen Code, der wächst, und Code, der wuchert.

Was es nicht zeigt: dass diese Software fünf Jahre im Betrieb einer Firma besteht. Dass sie jede Word-Datei eines Kunden sauber öffnet. Dass sie sicher genug für vertrauliche Daten ist. Das sind genau die Dinge, die man mit einer Lizenz kauft. Und genau die Dinge, die ich erst noch beweisen muss.

Deshalb ist der Beitrag zugespitzt, und dieser Artikel ist es nicht. Beides ist ehrlich gemeint.

Fazit

Die Ausrede, ein eigenes Office sei zu teuer, gilt nicht mehr. Bauen kostet heute fast nichts.

Die anderen Gründe gelten weiter, und man sollte sie ernst nehmen: Pflege braucht Menschen, Kompatibilität braucht Arbeit, und jede Lösung hat ein Risiko, auch die bequeme. Wer das ehrlich abwägt, landet selten beim vollständigen Eigenbau. Aber oft bei einer Mischung, die vor zwei Jahren niemand gerechnet hätte: einem offenen Kern, eigenen Werkzeugen an den Rändern und Daten in Formaten, die einem selbst gehören.

Microsoft hat mir mein Office nicht wirklich bezahlt. Aber die Werkzeuge, mit denen man sich von Microsoft lösen kann, kommen inzwischen auch von Microsofts eigenen Beteiligungen. Was Ihre Firma daraus macht, ist jetzt eine echte Entscheidung und keine Frage des Budgets mehr.

Und das betrifft nicht nur Microsoft. Jede Software, die pro Kopf abgerechnet wird, muss sich diese Frage jetzt gefallen lassen: Bezahlen wir für etwas, das wir inzwischen selbst bauen könnten, oder für etwas, das wir wirklich nicht selbst tragen wollen?

Was hält Ihre Firma noch bei Microsoft oder anderen Anbietern? Ich freue mich auf Ihre Antworten auf LinkedIn.

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Quellen

• Eigene Auswertung: Claude-Code-Protokolle zu Balane Office, 7. bis 16.10.2026. 5,59 Mrd. Tokens aus dem Zwischenspeicher gelesen, 63 Mio. hineingeschrieben, 4,1 Mio. Ausgabe.
• Anthropic: Pricing, Listenpreise Claude Opus 5.5, abgerufen am 16.10.2026
• The Motley Fool: 203 Billion Reasons Why Microsoft Is a Buy in 2026, zu rund 13 Mrd. Dollar Investition in OpenAI
• Nasdaq: Microsoft and Nvidia deals push Anthropic toward 350 bln valuation, November 2025
• Office Watch: Microsoft Announces Global Microsoft 365 Price Increases
• derStandard: Microsofts KI-Copilot kostet 30 Dollar im Monat
• Université catholique de Louvain: LINGI2252 Introduction, Übersicht veröffentlichter Schätzungen zum Wartungsanteil
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• heise online: Not sovereign: Microsoft cannot guarantee the security of EU data, Juli 2025
• The Boston Globe / AP: Trump's sanctions on ICC prosecutor have halted tribunal's work, 15.05.2025
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